○安堵町情報公開事務取扱要綱
平成14年5月24日
要綱第1号
第1 趣旨
この要綱は、別に定めがある場合を除き、安堵町情報公開条例(平成14年安堵町条例第15号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示及び情報提供施策(以下「情報公開」と総称する。)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
第2 情報公開の窓口等
1 公開窓口の設置
情報公開に係る事務を行うため、総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。
2 総合窓口で行う事務
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 開示請求の対象となる公文書を作成又は取得し、保有している課等(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 開示請求の受付に関すること。
(4) 公文書の開示の実施場所の提供及び立会いに関すること。
(5) 公文書の開示手数料及び写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(6) すべての実施機関の開示決定に係る異議申立書の受付に関すること。
(7) すべての実施機関の文書目録等の検索資料の整理及び閲覧に関すること。
(8) 実施状況の公表に関すること。
(9) 安堵町情報公開審査会(以下「審査会」という。)の事務処理に関すること。
(10) 情報提供に関すること。
3 所管課で行う事務
(1) 公文書の開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示請求の形式要件の審査(対象公文書の存在及び請求権の有無等の確認)に関すること。
(3) 開示請求に係る公文書の開示決定及びその通知に関すること。
(4) 町及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に対する意見聴取及び開示決定の通知に関すること。
(5) 公文書の開示に係る開示決定期間の延長及びその通知に関すること。
(6) 公文書の開示に係る開示決定期限の特例及びその通知に関すること。
(7) 公文書の開示の実施(開示の決定をした公文書の総合窓口への搬入及び当該公文書の写しの作成、送付、説明等を含む。)に関すること。
(8) 公文書の開示決定に係る異議申立書の受理に関すること。
(9) 異議申立事案の審査会への諮問に関すること。
(10) 異議申立てについての決定及びその通知に関すること。
(11) 検索資料の作成に関すること。
(12) 所管課における情報提供に関すること。
第3 公文書開示に係る事務
1 相談及び案内
(1) 来庁者のニーズの把握
総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。
(2) 情報の所在の確認
窓口職員は、総合窓口に備え置く検索資料等により、所管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。
(3) 対応の選択
総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
ア 情報の提供
来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用
ウ 公文書の開示の請求
「2 総合窓口における公文書開示請求の受付等」に定めるとおり対応する。
(4) 公文書の検索
総合窓口では、来庁者の相談の内容が公文書の開示として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている公文書(以下「対象公文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡により、対象公文書の検索を行うものとする。
(5) 所管課等における相談等
所管課に直接情報公開に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供や他の制度の利用で対応できる場合を除き、来庁者を総合窓口への案内するとともに総合窓口に相談の趣旨を伝えるなど適切な対応に努めるものとする。
2 総合窓口における公文書開示請求の受付等
来庁者の情報公開に関する相談が、この条例に基づく公文書の開示で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口は、次により事務を処理するものとする。
(1) 対象公文書の特定
ア 開示請求者との対応により、開示請求の内容を確定した後、検索資料により、所管課を選定し、当該所管課の情報公開主任等と連絡をとった上で、対象公文書を検索・特定するものとする。
なお、対象公文書の特定に当たっては、公文書開示請求受付後に当該請求に係る公文書が不存在であることが判明することのないよう、所管課と十分連絡をとるとともに、原則として、所管課の職員(情報公開主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。
イ 所管課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、対象公文書を特定することができない場合は、開示請求者にその旨を告げた上で、いったん開示請求書を受付するものとする。
(2) 公文書の開示請求の方法
ア 公文書開示請求書の提出による場合(条例第9条)
公文書の開示請求は、請求権者が、原則として、安堵町情報公開条例施行規則(平成14年安堵町規則第3号。以下「施行規則」という。)第2条に定める公文書開示請求書(施行規則第1号様式。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口へ提出することにより行うものとする。
イ 郵送又はファクシミリによる場合
開示請求の正確性を期するため、郵送やファクシミリによる請求は受け付けないものとする。
(3) 開示請求書の受付に当たっての留意事項
ア 開示請求は、原則として、対象公文書1件ごとに行い、開示決定も公文書ごとに行うものとする。
ただし、開示請求者の便利を図るため、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の対象公文書の開示請求があった場合は、請求書の「請求する公文書の件名等」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。
イ 開示請求の手続は、代理人により行うこともできる。この場合において、開示請求書に代理人の連絡先が記載されていれば、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出又は確認は要しないものとする。
ウ 未成年者による開示請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。
ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを未成年者に指導するものとする。
(ア) 中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。
(イ) 公文書の開示手数料及び写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。
(4) 存否を明らかにすることができない公文書に係る開示請求の取扱い
開示請求に係る公文書の存否を明らかにするだけで、非開示情報を開示することとなる場合は、常に、条例第8条の規定により、当該公文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否することが必要であることから、開示請求書を受付する際には、この規定に該当する可能性のある公文書については、存在しているかどうかを答えないように留意すること。
(5) 請求権者の確認
条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭又は開示請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は原則として省略するものとする。
(6) 開示請求書の記載事項の確認
総合窓口では、開示請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア 「住所」欄
個人の場合は住所、法人その他の団体の場合は主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。
イ 「氏名」欄
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 代理人による開示請求の場合は、次の例のように、開示請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。
[例]
○○ ○○ 代理人
△△町△△丁目△番△号
□□ □□
電話番号 ＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊
(ウ) なお、いずれの場合も押印は要しないものとする。
ウ 「電話番号」欄
開示請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号の記載を求めるものとする。
なお、法人その他の団体の場合は、担当者の所属・氏名・内線番号等の記載を求める。
エ 「請求する公文書の件名等」欄
実施機関の職員が、開示請求しようとする公文書の件名又は知りたい事項の内容について他の公文書と識別できる程度の記載がされていること。
特定の方法については、求める公文書の種別、記載内容等により異なるが、一般的には、公文書の名称、公文書の様式の名称、標題、記録されている情報の概要、作成(取得)年月日、作成者名等を適宜組み合わせて表示をすることになる。
なお、通常、開示請求者において実施機関の保有する公文書の名称等を知り得ることは容易でないため、開示請求者が容易かつ的確に求める公文書を指し示すことができるよう、実施機関は、公文書の特定に参考となる情報の提供に努めなければならない。情報提供の方法については、個別の事案に応じて適宜の方法で行えば足り、口頭でも差し支えない。
オ 「請求者の区分」欄
(ア) 該当する区分のいずれかの□にレ印が記入されていること。
(イ) 町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体の□にレ印が記入されている場合は、町内の事務所又は事業所の名称及び所在地、電話が記載されていること。
(ウ) 町税の納税義務を負うものの□にレ印が記入されている場合は、町税の税目が記載されていること。
カ 「請求の理由又は目的」欄
開示請求に係る公文書の特定等の参考にするものであり、記入については、請求される方の任意である。
キ 「開示の方法」欄
該当する区分の□にレ印が記入されていること。
(7) 開示請求書の職員記載欄の留意事項
総合窓口では、開示請求書の提出があり、かつ、上記(6)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記載欄に次の事項を記載するものとする。
ア 「公文書の件名」欄
(1)により特定した対象公文書の名称を記載すること。
イ 「所管課」欄
(ア) 開示請求に係る公文書を管理している各課の名称を記載すること。
(イ) 対象公文書が複数の課に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている課を所管課とする。
ウ 「備考」欄
他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。
(8) 開示請求書の補正
ア 開示請求書に、記載すべき事項が記載されていない場合や公文書を特定するに足りる事項の記載が不十分である場合などの形式上の不備がある場合には、当該開示請求の本質を失わせるような変更など補正の範囲を超えるような場合を除き、総合窓口の職員は、開示請求者に対して、その箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。
なお、開示請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものである。
イ 開示請求者に補正を求めたにもかかわらず、補正されない場合又は開示請求者に連絡が付かないときは、当該開示請求が不適法であることを理由とする非開示決定をするものとする。
ウ なお、補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、開示するかどうかの決定の期間には算入されないこととなる。(条例第10条第1項ただし書)
(9) 開示請求書を受け付けた場合の請求者への説明等
総合窓口では、開示請求書を受け付けた場合は、当該開示請求書に収受印を押印し、職員記載欄に必要事項を記載の上、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
ア 公文書の開示は、開示決定に日数を要するため、開示請求書の受付とは同時に行われないこと。
イ 対象公文書の開示決定は、請求のあった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに開示請求者に通知されること。
ウ やむを得ない理由により15日以内に開示決定を行うことができない場合は、決定期間を、請求のあった日から60日間を限度として延長することがあること。
また、対象公文書が著しく大量であるため、請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定できない場合には、処理に必要な期間を延長することがあること。
これらの場合には、開示請求者に書面により通知されること。
エ 公文書の開示を実施する場合の日時・場所等は上記イの書面で指定すること。
オ 公文書の開示に際して、開示手数料が必要であること。
カ 公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も合わせて、請求者が負担し、前納する必要があること。
キ 開示請求書の受付時に対象公文書が特定できなかったなどの場合において、受付後に対象公文書が不存在であることなどが判明したときは、非開示決定とされる場合があること。
(10) 受付後の開示請求書の取扱い
総合窓口は、公文書の開示の請求があったときは、その請求内容等を「公文書開示請求処理簿」(別記様式第1号。以下「処理簿」という。)に記載した上で、受け付けた開示請求書の原本及び処理簿の写しを直ちに所管課へ送付するとともに、開示請求書の写しを保管するものとする。
3 開示請求書の形式要件審査
(1) 処理簿への記載
所管課の情報公開主任は、総合窓口から開示請求書及び処理簿の送付を受けたときは、処理簿に必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。
(2) 開示請求書の形式要件審査
所管課は、当該開示請求書が形式的要件を具備していることを確認するものとする。
(3) 開示請求が不適法である場合
所管課は、当該開示請求書に形式上の不備がある場合は、補正を命ずるときを除き、非開示決定を行うこととなる。
4 開示請求に対する決定等
(1) 公文書の内容の検討
所管課は、開示請求書に形式上の不備がないときは、対象公文書に記録されている情報が条例第6条各号に規定する非開示事項に該当するかどうかを検討するものとする。
(2) 開示決定の期間
開示請求のあった日から起算して15日以内に、所管課は開示決定をしなければならない。
なお、開示請求の補正に要した日数は、開示決定の期間に算入されない。(条例第10条第1項ただし書)
(3) 決定期間の延長
対象公文書の量が多い場合、第三者に意見書提出の機会を付与する場合その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、「公文書開示決定期間延長通知書」(施行規則第5号様式)により、開示請求者に通知するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。
ア 延長期間は、請求のあった日から起算して60日以内の範囲内において、必要最小限の期間とすること。
イ 所管課は、15日以内の決定期間内に、決定期間延長通知書が開示請求者に到達するように努めること。
ウ 所管課は、決定期間延長通知書の写しを総合窓口に送付すること。
エ 決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。
(4) 開示決定の期限の特例
所管課は、開示請求に対し、決定期間を60日まで延長したとしても、対象公文書のすべてについて開示決定を行うことが、通常の事務遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定の期限の特例を適用することとし、次により処理するものとする。
ア 条例第10条第3項を適用する旨及びその理由並びに60日以内に開示決定のできない残りの公文書につき開示決定をする期限を「公文書開示決定期間特例延長通知書」(施行規則第6号様式)により、開示請求者に遅滞なく、通知するとともに、通知書の写しを総合窓口に送付すること。
イ 開示請求のあった日から起算して60日以内に、通常60日以内に開示決定ができる分量の公文書について開示決定を行う。
ウ アの通知において示した期限内に、残りの公文書について開示決定を行う。
なお、残りの公文書についての処理は、ある程度のまとまりのある公文書ごとに、判断の終了したものから、順次、開示決定を行うことが望ましい。
エ この場合において、1件の開示請求に対して複数の開示決定を行うこととなるが、処理簿は、枝番号を付けた上、開示決定ごとに別葉で作成するものとする。
(5) 内部調整
開示決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。
ア 総合窓口への協議
所管課は、開示決定に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。
イ 関係課との調整
所管課は、対象公文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。
(6) 第三者に対する意見書提出の機会の付与
対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、5に定めるところにより、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を付与するものとする。
(7) 開示決定の決裁
公文書の開示決定は、安堵町役場事務決裁規程(昭和44年安堵村規程第1号)に定めるところにより、総務課長及び関係課室局長に合議し、決裁するものとする。
(8) 開示決定の内容及び通知
ア 全部開示決定
所管課は、開示請求に係る公文書に、非開示情報に該当する情報が記載されていないときは、公文書の全部を開示する旨の決定を行い、「公文書全部開示決定通知書(施行規則第2号様式)により、開示請求者に通知するものとする。
イ 部分開示決定
所管課は、開示請求に係る公文書の一部に非開示情報が記録されている場合において、非開示情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができる場合には、公文書の一部を開示する旨の決定を行い、「公文書部分開示決定通知書」(施行規則第3号様式)により、開示請求者に通知するものとする。
ウ 非開示決定
所管課は、次の場合には、公文書の全部を開示しない旨の決定を行い、「公文書非開示決定通知書」(施行規則第4号様式)により、開示請求者に通知するものとする。
(ア) 開示請求に係る公文書の全部に非開示情報が記録されているため、すべて非開示とする場合(非開示情報が記録されている部分を、それ以外の部分と容易に区分して除くことができない場合及び非開示情報が記録されている部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められる場合を含む。)
(イ) 開示請求に係る公文書の存否を明らかにしないで、当該請求を拒否する場合
(ウ) 開示請求に係る公文書を当該実施機関が保有していない場合又は開示請求の対象が、条例第2条第2号に規定する公文書に該当しない場合
(エ) 権利濫用に関する一般法理が適用される場合
(9) 開示決定通知書の記載要領
公文書開示決定通知書、公文書部分開示決定通知書及び公文書非開示決定通知書(以下「開示決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。
ア 「公文書の件名」欄
当該公文書の件名を正確に記載すること。
なお、1枚の開示請求書により複数の公文書の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の開示決定通知書に複数の公文書の件名を記載することができる。
イ 「公文書の開示の日時」欄
開示の日時は、開示決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。また、開示手数料及び写しの交付に係る費用等の金額も併せて知らせておくこと。
なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を斜線で消すものとする。
ウ 「公文書の開示の場所」欄
開示の場所は、原則として、総合窓口を指定するものとする。
エ 「開示しない部分」欄
開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。
[例]
・「○○のうち特定個人の住所、氏名」
・「○○のうち、用地買収計画の部分」
オ 「(上記部分を)開示しない理由」欄
理由の記載については、単に条例上の根拠を示すだけでは足りず、開示請求者が開示しない理由を明確に認識し得るものであることが必要である。
(ア) 条例第6条に該当することを理由とする場合
条例第6条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。
(イ) 条例第8条に該当することを理由とする場合
開示請求のあった公文書の存否を答えることにより、どのような非開示情報を開示することとなるかをできる限り具体的に記載するものとする。
(ウ) 開示請求に係る公文書が存在しない場合
例えば、開示請求に係る公文書を保存期間が満了したので廃棄した、又は、開示請求の対象が個人の備忘録であり、条例第2条第2号に規定する公文書には該当しないなど、開示請求に係る公文書が存在しない理由を具体的に記載するものとする。
カ 「開示しない理由がなくなる期日」欄
一定の期間が経過することにより、条例第6条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、該当理由が消滅する期日(複数の非開示事項に該当する場合には、すべての非開示事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。
キ 「備考」欄
開示請求者への事務連絡を必要に応じて記載するものとする。
(10) 開示決定通知書の送付
所管課は、開示決定をしたときは、速やかに開示決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。
5 第三者に関する情報の取扱い
(1) 意見書提出の機会の付与
所管課は、対象公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、第三者の権利利益の適正な保護を図るため、必要に応じて、書面により、当該第三者に意見書の提出の機会を与えるものとする。
(2) 機会の付与の方法
(3) 第三者への通知
所管課は、意見書の提出の機会を与えられた第三者が開示に反対の意見書を提出した場合において、開示の決定をした場合は、開示の決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くものとし、開示請求者に対する通知と同時に、当該第三者に書面「公文書の開示決定通知書」(施行規則第9号様式)により、開示の決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を通知しなければならない。
開示を実施する日は、開示の決定の時点では確定日とはならないので、開示を実施することが見込まれる日でもよい。
6 公文書の開示の実施方法
(1) 公文書の開示方法
ア 文書、図面及び写真の場合
文書、図面及び写真については、これらの原本又はその写しを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。公文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該公文書の写しを作成し、開示できない部分を削除した状態で閲覧に供する等の方法により行うものとする。
イ マイクロフイルムの場合
マイクロリーダープリンターで印刷したものを閲覧に供することにより行うものとする。この場合の印刷に要する費用は、開示請求者に負担させないものとする。
ウ 磁気テープ等の場合
磁気テープ等の閲覧は、これらから出力又は採録した物により行うものとする。
なお、この場合の出力等に要する費用は、開示請求者には負担させないものとする。
(2) 公文書の写しの作成及び交付の方法
公文書の写しの作成に当たっては、拡大又は縮小等の加工はしないものとし、A3判以下の用紙に複写するものとする。
公文書の写しの作成は、所管課の職員が行うものとする。
なお、交付の方法は、開示請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
(3) 公文書の部分開示の方法
公文書の部分開示を行う場合における非開示情報が記録されている部分の区分け及び分離並びに開示の方法は、原則として次のとおりとする。
ア 開示部分と非開示部分とがぺージ単位で区分できるとき
非開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。
ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写した物又は非開示部分を紙袋等で覆った物等により開示する。
イ 開示部分と非開示部分とが同一ぺージにあるとき
該当ぺージを複写した上で、非開示部分をマジック等で塗りつぶした物を複写した物又は非開示部分を覆って複写した物を開示する。
ウ 開示請求対象外情報がある場合
開示請求に係る内容以外の情報が記載されている場合は、当該部分を白塗にして枠で囲むなどの処理をした上で、開示することとする。
7 公文書の開示の実施
(1) 開示の日時及び場所
公文書の開示は、原則として、総合窓口で行うものとする。
なお、開示請求者がやむを得ない事情により指定された日時に来庁できない旨あらかじめ連絡があった場合は、所管課は、開示請求者と開示の日時を調整するものとする。
この場合、改めて開示決定通知書を送付することは要しないものとするが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。
(2) 開示の準備
所管課の職員は、開示の日時までに、対象公文書を総合窓口へ搬入しておくものとする。
なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写した物を開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。
(3) 決定通知書の確認
所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、開示決定通知書の提示を求め、開示請求者本人であること及び公文書の件名の確認を行うものとする。
(4) 公文書の閲覧の実施
ア 閲覧の実施
所管課の職員は、対象公文書を提示し、開示請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。
なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止
所管課の職員は、閲覧を受ける者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。
閲覧を受ける者が、公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(5) 開示の当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
当初の開示請求において、開示の方法の申出が閲覧のみである場合であっても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めて、その場で写しを交付できるものであれば、写しを交付するものとし、写しの作成に日数を要する場合は、写しを作成の上、後日交付するものとする。
8 費用の徴収
(1) 費用の額
ア 公文書の開示に係る手数料の額は、条例第12条第1項に定めるとおりとする。
(2) 徴収の方法
手数料等の徴収は、次の方法により行うものとする。
ア 総合窓口で写しを交付する場合
総合窓口で写しを交付する場合は、開示に係る手数料及び公文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合
(ア) 郵送により写しを交付する場合は、公文書の開示手数料、写しの作成に要する費用及び送付に要する郵送料を納入通知書で徴収するものとする。
(イ) 所管課は、開示請求者が負担すべき額の納入通知書を作成し、開示請求者に郵送し、写しの交付に要する費用が金融機関に納付されたことを確認した上で、公文書の写しを開示請求者に送付するものとする。
(3) 歳入科目
公文書の開示手数料、写しの作成及び送付に要する費用に係る収入は、総合窓口の歳入とし、歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。
(款)使用料及び手数料(項)手数料(目)総務手数料(節)総務手数料
第4 異議申立てがあった場合の取扱い
開示決定の処分について、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定による異議申立てがあった場合は、次により取り扱うものとする。
1 異議申立書の受付
「異議申立書」(別記様式第2号)は、原則として総合窓口で受付するものとする。
2 受付後の異議申立書の取扱い
(1) 受付後の異議申立書の取扱い
ア 総合窓口で受付した場合
総合窓口において異議申立書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに、当該異議申立書を所管課(以下「異議申立担当課」という。)へ送付するものとする。
イ 所管課で受け付けた場合
直ちに、当該異議申立書の写しを総合窓口へ送付するものとする。
(2) 異議申立処理簿の記録
総合窓口の職員は、異議申立てがあった場合は、「異議申立処理簿」(別記様式第3号)に必要事項を記載し、常に異議申立てに係る処理経過を把握することができるようにしておくものとする。
3 異議申立ての形式要件審査等
(1) 記載事項の確認
異議申立担当課は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、異議申立書を受理するものとする。
ア 異議申立書の記載事項の確認
(ア) 異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所、電話番号
(イ) 異議申立てに係る処分
(ウ) 異議申立てに係る処分があったことを知った年月日
(エ) 異議申立ての趣旨及び理由
(オ) 処分庁の教示の有無及び内容
(カ) 異議申立ての年月日
(キ) 異議申立人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって異議申立てをする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所
イ 異議申立人の押印の有無
ウ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記事項証明書、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無
エ 異議申立期間内(開示決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)の異議申立てかどうか
オ 異議申立適格の有無(開示決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか)
(2) 異議申立書の補正
異議申立担当課は、当該異議申立てが、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
(3) 異議申立てについての却下の決定
異議申立担当課は、異議申立てが次のいずれかに該当する場合には、当該異議申立てについての却下の決定を行い、決定書の謄本を異議申立人に送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
ア 異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
(4) 異議申立ての受理
異議申立担当課は、異議申立書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次の手続に入らなければならない。
4 原処分の再検討
(1) 異議申立担当課は、異議申立書を受理したときは、直ちに原処分である開示決定の再検討を行うものとする。
(2) 再検討の結果、異議申立てに係る公文書の開示が相当であると判断した場合は、第三者から開示に反対の意思を表示した意見書が提出されているときを除き、原処分を取り消す決定又は変更する決定を行い、直ちに異議申立人へ決定書の謄本を送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
なお、この場合、審査会への諮問は不要となるものである。
(3) 異議申立担当課は、原処分を取り消す決定が行われたときは、異議申立てに係る公文書の全部を開示する旨の決定を行い、公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書により異議申立人に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。
(4) 上記(2)の決定に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。
5 審査会への諮問
異議申立担当課は、不作為に対する異議申立てである場合、3の(3)により異議申立てを却下する場合及び4の(2)に該当する場合を除き、異議申立書を受理した日から原則として2週間以内に、次に定めるところにより、審査会に諮問するものとする。
(1) 諮問書の作成
異議申立担当課は、次に掲げる事項を記載した「諮問書」(別記様式第4号)を作成するものとする。
ア 異議申立てに係る決定の対象となった公文書の件名
イ 異議申立てに係る開示決定の内容
ウ 異議申立ての内容
エ 諮問の理由
オ 関係書類
カ その他必要な事項
(2) 諮問書の提出
異議申立担当課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。
ア 異議申立書の写し
イ 公文書開示請求書の写し
ウ 開示決定通知書の写し
エ 処理簿の写し
オ その他必要な書類(異議申立ての対象となった公文書の写し、第三者からの意見書等)
(3) 諮問をした旨の通知
異議申立担当課は、審査会に諮問した場合は、異議申立人に、「安堵町情報公開審査会への諮問について(通知)」(別記様式第5号)により、諮問をした旨の通知をするものとする。
6 審査会が行う調査への対応
異議申立担当課の職員は、条例第14条第7項により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る公文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
7 意見の陳述等
異議申立担当課は、必要があると認められる場合は、審査会に対し、意見の陳述を求め、意見書若しくは資料を提出し、又は審査会に提出された意見書若しくは資料の閲覧を求めるものとする。
8 審査会の答申
総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、答申書を異議申立担当課に送付するものとする。
なお、答申書は、審査会からその写しが異議申立人に送付される。
9 異議申立てに対する決定
(1) 異議申立担当課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、原則として2週間以内に当該異議申立てに対する決定を行うものとする。この決定に当たっては、総合窓口に協議するものとする。なお、この協議は、合議とする。
(2) 異議申立担当課は、異議申立てに対する決定を行った場合は、直ちに、決定書の謄本を異議申立人へ送付するとともに、その写しを総合窓口に対して送付するものとする。
(3) 異議申立てについて認容(原処分の全部又は一部の取消し)する決定をしたときは、異議申立担当課は、速やかに当該異議申立てに対する決定に応じた開示決定を行い、開示決定通知書(異議申立ての教示は行わない)を開示請求者へ送付するとともに、開示決定通知書の写しを総合窓口に送付するものとする。
なお、開示に反対の意志を有する第三者からの異議申立ての場合、開示の決定を行うときは、当該第三者に対し、開示の決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日(見込み日を含む。)を公文書の開示決定通知書(異議申立ての教示は行わない。)により通知すること、及び開示の決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。
第5 検索資料の作成等
1 検索資料の作成
所管課は、文書目録等を検索資料として総合窓口に送付するものとする。
2 検索資料送付上の留意点
所管課は、検索資料を送付するに当たっては、一般の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項から、非開示事項に該当する情報が判明することがないよう、当該情報を削除する等必要な措置を講ずるものとする。
3 総合窓口では、各実施機関が管理する対象公文書の検索資料を整備し、一般の閲覧に供するものとする。
第6 運用状況の公表
1 総合窓口は、各実施機関における前年度の公文書開示制度の実施状況をとりまとめるものとする。
2 公表の方法
総合窓口は、毎年度6月末日までに、次の事項について、前年度の運用状況を広報紙に掲載することにより、公表するものとする。
(1) 公文書開示請求件数
(2) 公文書開示請求に関する決定状況
(3) 不服申立ての件数及び決定状況
第7 情報公開主任
1 設置
公文書の開示に係る円滑な対象公文書の特定及び的確かつ統一的な開示決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、各所管課に、情報公開主任を置く。
2 職務
情報公開主任は、次の職務を行うものとする。
(1) 公文書開示に関する事務
ア 公文書開示請求に係る対象公文書の特定作業に関すること。
イ 公文書の開示決定の判断の審査及び調整に関すること。
ウ 総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。
エ その他公文書開示に係る事務の指導に関すること。
(2) 情報提供施策の充実に関する事務
ア 行政資料等の提供に関すること。
イ 刊行物の実費頒布に関すること。
ウ 総合窓口及び他の課との連絡調整に関すること。
エ その他情報提供施策の充実に係る事務の指導に関すること。
3 任命
文書管理責任者が、情報公開主任を兼務するものとする。
第8 情報提供窓口としての機能の充実
総合窓口における情報提供
総合窓口においては、公文書開示に関する相談・案内等だけでなく、町民のニーズの高い行政資料や統計資料を配架するとともに、各課が提供している行政情報も含め、町政情報を総合的に提供できるよう努めるものとする。
附則
この要綱は、平成14年7月1日から施行する。
